Ask for a Virtual Meeting!

We will contact you in a day!

Tuotetiedon pirstaloituminen – digihäly ja digiähky

Viime aikoina esillä on ollut tiedonhallinta ja datan pirstoutuminen digihälyksi ja digiähkyksi. Helsingin Sanomat kirjoitti hiljattain erinomaisen jutun, miten kommunikaatio ja tiedonjako on pirstaloitunut yrityksien sisällä äärimmäisen moneen kanavaan epäjärjestelmällisesti. Asiaan vihkiytyneet konsultit ovat havainneet, että työntekijä käyttää helposti 30-40 eri työkalua tai viestintätapaa hoitaakseen tehtäviään. Jopa tieto-osaajat, joille uusien järjestelmien käyttö ei yleensä ole ongelma, painivat eri järjestelmien välillä tuskastuneena.

”Koronan aikaan monet työkalut on repäisty kuin seinästä.” - Helsingin Sanomat 13.9.

Yhtenä ongelmana pidetään huonosti harkittuja ja sinänsä liian helposti käyttöönotettuja ”vakio-ominaisuus”-pilvipalveluja, joiden käyttötarkoitusta ei kuitenkaan ole harkittu tai mietitty siitä näkökulmasta, miten ne istuvat yrityksen kokonaisviestinnän hallintaan.

Heikko tiedonhallinta syö työaikaa

Olen törmännyt moneen yritykseen, joissa varsinkin tuotetieto on pirstaloitunut eri järjestelmien välille: tiedon integrointi puuttuu, jonka vuoksi käyttöön on otettu erilaisia omia järjestelmiä tai verkkolevyjä, joilla paikataan aukkoja. Usein asiakkaiden huulilla ovat samat ongelmat: on aikaa vievää ja turhauttavaa etsiä monesta paikasta, ja kun tietoa löytää, niin voiko siihen luottaa? Millä varmistan, että tuotetieto on joka paikassa oikein ja ajan tasalla? Voinko käyttää löytämääni dataa ilman, että työpäivä muodostuisi yhdeksi kaaokseksi?

Luo ja löydä helposti – lisää tehoa ja vähennä virheitä

Yritämme tuoda esille asiakkaillemme, että tuotetieto on tärkeää hallita yli organisaatioiden. Tuote, joka muuntuu asiakaskohtaisesti eli on konfiguroitava, vaatii erityisesti eri organisaatioiden yhteispeliä, koska muuntuvat tarpeet tulevat asiakaskunnasta. Tällöin tietoa pitää hallita ja tallentaa yhtenäisesti kaikissa eri prosessivaiheissa: tarvekartoitus, tuotekehitys ja -muutokset, tarjouksien sisältö, valmistus ja toimitus. Samalla pitäisi huolehtia siitä, että tieto on ajantasaisesti käytettävissä kaikissa tuotteen elinkaaren vaiheissa ja että se tukee yrityksen muita järjestelmiä.

Oikealla tavalla järjestettynä tuotetieto:

  • vähentää erillistä kommunikaatiota eri organisaatioiden välillä,
  • helpottaa ja säästää työntekijän päivittäistä työtä,
  • pitää tuotteet, tuotesäännöt ja hinnoittelun kunnossa,
  • automatisoi turhat manuaaliset työvaiheet ja vähentää virheitä, ja
  • pystytään jakamaan hallitusti yli organisaatioiden.

Yhdellä tiedonhallintajärjestelmällä voi korvata monia pienempiä aputyökaluja ja viestintäkanavia – ja näin ollen vähentää digiähkyä.

Teemu Kaattari, Head of Products, Variantum